Controleprotocol 2018.

Vries, 22 januari 2019.

Op de agenda van de eerste Raadsvergadering van 2019 van gemeente Tynaarlo stond het punt met betrekking tot het controleprotocol van 2019.

Gevraagd besluit.

  1. Het controleprotocol 2018 vaststellen;

  2. Het normenkader voor 2018 vaststellen.

Toelichting.

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2018 van gemeente Tynaarlo.

De gemeenteraad geeft de accountant per jaar opdracht de jaarrekening te controleren. Hiervoor wordt een controleprotocol vastgesteld, welke door de accountant als leidraad gebruikt wordt bij zijn tussentijdse (interim) controle en bij zijn finale controle van onze jaarrekening 2018. De uitvoering van het beleid wordt ook getoetst aan de geldende regels en wetten. Hiervoor wordt ieder jaar het normenkader opgesteld, waarin de relevante wetgeving en ook gemeentelijke regelgeving is opgenomen.

In het controleprotocol stelt de raad de controle- en rapporteringtoleranties voor het controlejaar vast. Er worden verschillende toleranties gehanteerd, gericht op de goedkeuring van de jaarrekening en het jaarverslag. De goedkeuringstolerantie is, het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of de onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen.

Ieder jaar kan de raad extra accenten ten behoeve van de controle aan de accountant meegeven.

Dit betreft vragen waaraan de accountant specifiek aandacht besteed. Het Auditcomité heeft in haar vergadering van 24 september 2018 het volgende accent besproken.

  • Inkopen, aanbestedingen en subsidies. Het afgelopen jaar zijn een aantal aanbestedingen, die al lang(er) geleden zijn aanbesteed in de controle opgenomen door de accountant en als onrechtmatig beoordeeld. Het betreft onder andere een aantal ICT aanbestedingen. De spanning die ontstaat is dat deze aanbestedingen niet direct te corrigeren zijn en dus nog enige tijd kunnen en zullen na- ijlen. Ook rondom subsidies is er mogelijk een spanning die kan ontstaan. De vraag ‘Is het een subsidie of overheidsopdracht?’ wordt steeds vaker gesteld. Met name binnen het sociaal domein. De achtergrond van deze vraag is, dat het op een onrechtmatige manier wegzetten van activiteiten (diensten) een aanzienlijk risico tot gevolg kan hebben. Dit risico is in de loop der jaren door aanscherping van Europese en nationale regelgeving groter geworden (schadeclaims, vernietigen van subsidiebeschikking, opleggen van aanbestedingsplicht etc.). Juist ook omdat een subsidie vanuit een overweging van behoorlijk bestuur niet direct kan worden stopgezet. In de organisatie is dit aandachtspunt in beeld, maar de daadwerkelijke interpretatie en consequenties nog niet.

  • Uitgaven sociaal domein. Graag zou het Audit comité zien dat de accountant in haar controle extra aandacht besteed aan de uitgaven in het sociaal domein en daarover rapporteert en advies geeft. Dit zal dan zijn vanuit de rechtmatigheidsbril. Er zal ook een onderzoek plaatsvinden door een extern bureau naar de uitgaven binnen het sociaal domein. Met deze uitkomsten zal worden gestreefd om beter inzicht en beheer te krijgen in deze kosten. Het betref hier een doelmatigheids-issue.

stemming.

De fractie van Gemeentebelangen Tynaarlo kon zich wel vinden in hetgeen voorgesteld werd. Dit geldt ook voor de overige 7 fracties.

Met 22 stemmen voor en 0 stemmen tegen werd het voorstel aangenomen.